Nach Covid ist die Beschaffung immer noch unterfinanziert
- Hendatronic
- 7. Okt. 2024
- 4 Min. Lesezeit
Es ist bekannt: Beschaffungsabteilungen verfügen nicht über ausreichende Ressourcen, um das Tagesgeschäft abzuwickeln und sich mit Nachhaltigkeit, Resilienz und anderen strategischen Themen zu befassen. Technologien, einschließlich KI, könnten zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, doch die Investitionen in Supply-Chain-Lösungen reichen nicht aus.
Tatsächlich kommen aktuelle Untersuchungen zu dem Schluss, dass Beschaffungsabteilungen unterfinanziert sind und mit zahlreichen Schwierigkeiten hinsichtlich der Finanzierung, der digitalen Infrastruktur und des Ressourcenmanagements konfrontiert sind.
Quelle: Jaggaer: Steigender Einfluss: Der Stand der Beschaffung 2024
„Führungskräfte im Einkauf wissen, dass eine effektivere Datennutzung unerlässlich ist. Dennoch tun sich viele Einkaufsabteilungen noch schwer, sich in daten- und technologiegetriebene Organisationen zu verwandeln“, so die Unternehmensberatung McKinsey. Drei Hauptprobleme bremsen Einkaufsinitiativen: Probleme mit Datenqualität und -zugriff , mangelnde Klarheit über den Business Case für neue digitale oder KI-Anwendungen und Schwierigkeiten bei der flächendeckenden Einführung der neuen Tools, berichtete McKinsey.
Es fällt auf, dass der Einkauf, der Held der Covid-19-Pandemie, in Bezug auf die Digitalisierung nun etwas stagniert. Einige Unternehmen haben mit Hochdruck an der Modernisierung ihrer Einkaufsabteilungen gearbeitet, während andere angesichts des schwierigen wirtschaftlichen Umfelds ihre Investitionen in die Lieferkette bestenfalls aufrechterhalten.
75 Prozent der Unternehmen weltweit haben ihre Budgets für Lieferketten- und Beschaffungstechnologie erhöht oder beibehalten, wie aus einer Studie von Jaggaer, einem Anbieter digitaler Beschaffungslösungen, hervorgeht. Viele Investitionen reichen jedoch nicht aus. Fast die Hälfte (42 Prozent) der Beschaffungsteams gibt an, dass manuelle und ineffiziente Prozesse sie ausbremsen und sie daran hindern, die wichtigen Geschäftsprioritäten der Führungsebene, wie beispielsweise die Bewältigung des finanziellen Drucks, vollständig zu erfüllen.
Gartner stellte außerdem fest, dass die Beschaffungsabteilungen durch Einschränkungen behindert werden und dass die Verantwortlichen in der Lieferkette Schwierigkeiten haben, mit den begrenzten Ressourcen umzugehen.
Viele Prozesse sind noch manuell
Der größte Kritikpunkt im Einkauf? Aufgaben ohne Mehrwert nehmen immer noch viel Zeit in Anspruch. 25 Prozent der Beschaffungs- und Lieferkettenteams berichten von einer teilweisen Digitalisierung im Einkauf, viele Kernprozesse sind jedoch immer noch manuell und ineffizient, berichtete Jaggaer. Ein Drittel (33 Prozent) der Beschaffungsexperten gibt an, dass ihr Team allein mit der Erstellung und dem Versand von Rechnungen 11 bis 20 Stunden pro Woche verbringt. 26 Prozent verbringen 31 bis 40 Stunden pro Woche damit.
Teams, die sich auf Lieferanten- oder Kategoriemanagement konzentrieren, verbringen wöchentlich insgesamt 21 bis 30 Stunden (34 Prozent) mit der Lieferantenkommunikation. Dies umfasst alles von der Abstimmung der Kapazitäten und Beschaffungsanforderungen bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung.
Nur ein kleiner Prozentsatz der Beschaffungsteams ist nahezu vollständig automatisiert. Jaggaer definiert dies so, dass die Teams den Großteil ihrer Zeit strategischen Geschäftsinitiativen widmen können. Nur 9 Prozent der Beschaffungsexperten geben an, dass ihre Funktion heute vollständig autonom ist. Das bedeutet, dass sie Automatisierung und maschinelles Lernen nutzen, um prädiktive und präskriptive Analysen durchzuführen, umsetzbare Erkenntnisse zu liefern und optimale Handlungsempfehlungen zu geben.
Gleichzeitig rücken Unternehmen den Einkauf zunehmend in den Vordergrund, um den anhaltenden finanziellen Druck zu bewältigen. Trotz verbesserter Wirtschaftsaussichten treffen Inflation, Rezessionsrisiken und geldpolitische Veränderungen die Unternehmen weiterhin hart. Die Hälfte der Beschaffungs- und Finanzexperten gibt an, dass diese Faktoren erhebliche oder schwerwiegende Auswirkungen auf ihr Geschäft haben.
Der Blick auf KI
Investitionen in Technologie gelten eindeutig als Weg zu effizienterer Beschaffung. Laut Deloitte zählt die digitale Transformation zu den drei wichtigsten Unternehmenszielen. 83 Prozent der von Jaggaer befragten IT-Teams gaben an, dass ihre Unternehmen die technologische Infrastruktur im gesamten Unternehmen modernisieren wollen.
34 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass neue Technologien wie generative KI bereits einen großen Einfluss auf ihr Geschäft haben. Beschaffungsexperten erwarten, dass generative KI ihre Arbeit bei der Zusammenfassung der Lieferantenleistung (16 Prozent), der Identifizierung neuer Lieferanten (15 Prozent) und der Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Verfassen von Standard-E-Mails (12 Prozent) bereichert.
Quelle: Jaggaer: Steigender Einfluss: Der Stand der Beschaffung 2024
Wenn Unternehmen entscheiden, wo und wie sie die wachsenden Technologiebudgets für Beschaffung und Lieferkette verteilen, sollte generative KI Teil der Diskussion sein, da sie unglaublich leistungsstark ist und dazu beiträgt, dass die Beschaffung sowohl schneller als auch intelligenter arbeitet, rät Jaggaer.
Neben der Erstellung von Ausschreibungen und Einkaufsbestellungen eignet sich KI auch gut für das Vertragsmanagement, erklärte Georg Roesch, Vice President of Direct Procurement Strategy bei Jaggaer, Anfang des Jahres gegenüber EPS News . KI kann Gemeinsamkeiten in mehreren Verträgen identifizieren und diese Abschnitte bei Bedarf aktualisieren. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich beispielsweise die vertragsrelevanten Vorschriften ändern. Einige Experten sehen KI als hilfreich für Vertragsverhandlungen.
Verwalten von Einschränkungen
Quelle: Gartner, Erfolg in einer ressourcenbeschränkten Welt
Lieferkettenlösungen stehen ständig unter Druck, beispielsweise durch Terroranschläge im Roten Meer oder – im Elektronikbereich – durch schwache Nachfrage und hohe Lagerbestände. In einem ressourcenbeschränkten Umfeld empfiehlt Gartner, kurzfristige Krisen statt langfristiger zu bewältigen.
Gartner identifizierte in seiner Studie drei Haupthindernisse, die Supply-Chain-Verantwortliche daran hindern, ausreichende Maßnahmen zur Bewältigung interner Ressourcenknappheit zu ergreifen: Zugang zu Arbeitskräften, feste oder begrenzte Kapazitäten und übermäßige Energiekosten. Der Einkauf sollte sich auf unmittelbare Bedrohungen für die Geschäftsfähigkeit konzentrieren, empfiehlt Gartner, und seine Strategien auf Folgendes ausrichten:
Motivieren Sie zum Handeln, indem Sie langfristige Einschränkungen zurückstufen und sich auf die Bewältigung kurzfristiger Risiken konzentrieren, die für die Stakeholder am wichtigsten sind. Suchen Sie nach Investitionen und der Zustimmung der Aktionäre für Maßnahmen, die die Probleme lösen, mit denen ihre Organisationen bereits konfrontiert sind.
Priorisieren Sie langfristige Einschränkungen neu, um Lösungen zu entwickeln. Effektive Lieferkettenorganisationen können die Produktgestaltung maßgeblich beeinflussen und so Aspekte wie Materialeinsatz und Arbeitseffizienz beeinflussen. Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, Ressourcenbeschränkungen bei der Entwicklung neuer Produkte zu vermeiden und schrittweise nachhaltigere und tragfähigere Produkte für die Zukunft einzuführen.
Nutzen Sie den Markt, um zu lernen und Innovationen zu entwickeln. Führende Lieferketten entwickeln neue Lösungen, indem sie Lernmöglichkeiten schaffen und ihre Position als Kunden nutzen. Unternehmen sollten Partnerschaften mit Innovatoren, Startups und Lösungsanbietern mit einem klaren Ziel vor Augen eingehen.
Experten betonen, dass Beschaffungsabteilungen bei der Suche nach Finanzierungen klare Geschäftsmodelle entwickeln sollten. Unabhängig davon, ob sich Unternehmen auf Technologie oder Strategie konzentrieren, erfordert Transformation Vision, Ehrgeiz und nachhaltiges Engagement der Führungsebene, so McKinsey. Teamarbeit und Engagement sind ebenfalls entscheidend.
Jaggaer befragte weltweit über 220 Führungskräfte, um die Rolle von Beschaffung und Supply Chain Management besser zu verstehen. Gartner ermittelte anhand einer Umfrage unter 143 Supply-Chain-Führungskräften die größten aktuellen Ressourcenengpässe, die die Geschäftsentwicklung gefährden.
Von Barbara Jorgensen
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